Im Bereich IT Asset Management (ITAM) verbringen wir eine Menge Zeit damit, über Best Practices zu sprechen. Denn so ziemlich jedes Unternehmen möchte gerne wissen, ob sein IT Asset Management effizient ist oder ob beim ITAM-Kurs Anpassungen notwendig sind. Aber was sind denn eigentlich Best Practices für das IT Asset Management?

Was sind die besten Bücher über IT Asset Management? Gibt es einen Kurs, den ich belegen kann, um die Zertifizierung für ITAM Best Practices zu erhalten? Selbstverständlich sind sowohl Bücher als auch Kurse gute Möglichkeiten, um sich weiterzubilden. Aber am besten können Sie von IT Asset Management Experten lernen, die täglich aktiv an der Lösung von ITAM Problemen arbeiten. Denn sowohl die Technologie als auch das Geschäft verändern sich ständig, wodurch sich auch Best Practices ständig weiterentwickeln.

Experten-Tipps für Best Practices im IT Asset Management

Deshalb habe ich unsere Experten nach Ihren Best Practices gefragt und Ihnen einige Tipps für ein besseres IT Asset Management zusammengestellt:

Asset-Erkennung

  • Legen Sie im ersten Schritt genau fest, welche Assets Sie nachverfolgen möchten. Bei Organisationen im Gesundheitswesen sollten Sie beispielsweise zwischen klinischen, technischen oder bio-medizinischen IT Assets etc. unterscheiden.
  • Welches Sicherheits-, Daten- und Managementrisiko besteht, wenn bestimmte Assetklassen und Gerätetypen nicht in den Rahmen Ihres ITAM Programms einbezogen werden? Teilen Sie Ihre Einschätzung den IT- und Finanzleitern mit, um sie über die Risiken auf dem Laufenden zu halten.

Sicherheit

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr IT-Bereitstellungsprozess alle Mandate des Sicherheitsteams umfasst. Lokalisieren Sie Assets, die eine Back Door haben, denn sie stellen ein Risiko dar, und nutzen Sie für diese Assets Sicherheitsanforderungen und Berechtigungsnachweise.
  • „Sichern Sie die Daten, nicht das Gerät“, lautet das Mantra von heute. Mit zunehmender Verbreitung von IoT-Geräten wird die Rolle des Hardware-Asset-Managements und der Schutz der Geräte immer wichtiger.

Governance

  • Wir würden gerne glauben, dass wir über solide Prozesse verfügen. Allerdings ist es in unserer IT-Organisationsstruktur nicht möglich, eine Gruppe innerhalb der IT in die Lage zu versetzen, einen soliden Prozess zu etablieren. Eine starke Fokussierung auf eine „gute“ Governance beim IT Asset Management kann dieses Problem lösen. Deshalb müssen Führungskräfte erkennen, dass Prozesse ohne Governance scheitern.
  • Ein großer Bestandteil dieses Prozesse ist Kommunikation und Weiterbildung durch Schulungen und Zertifizierungen im ITAM Bereich. Zudem wird auch ein „Buy-In“ von oben nach unten benötigt, was eine große Herausforderung darstellt. Dazu gehört auch eine solide interne Audit-Unterstützung, damit Sie stets wissen, welche Prozesse, Mitarbeiter und Technologien Ihren Anforderungen beim IT Asset Management entsprechen.
  • Festlegung spezifischer Ziele für das Programm, einschließlich der Definition und Verwaltung des Umfangs des IT Asset Managements. Führungs- und Geschäftsveränderungen werden sich auf den Umfang und die Prioritätenliste auswirken. Sobald sich die geschäftlichen Prioritäten verschieben, müssen Ziele, Richtlinien und Prozesse überdacht werden.

Richtlinien und Prozesse

  • Bei IT-Shops können wir uns auf unsere eigenen Daten und Prozesse berufen. Leider haben wir jedoch keinen Überblick darüber, was außerhalb des definierten ITAM-Kaufprozesses eingekauft wird – sprich: welche Schatten-IT im Unternehmen existiert. Deshalb würde eine Richtlinie, die Mitarbeiter dazu bewegt, Informationen über Schatten-IT offenzulegen, das Tracking verbessern. Gleichzeitig wäre dies eine große Hilfe, wenn das Management eine solche Richtlinie durchsetzen würde.
  • Wir können alle installierten Assets schützen. Das IT Asset Management ist jedoch sehr aufwändig, wenn wir feststellen wollen, ob wir konform sind. Wenn sich Mitarbeiter an den Prozess halten, ist es deutlich einfacher den Compliance-Stand zu ermitteln. Schaffen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter und Geschäftseinheiten, um diesen Prozess besser in den Griff zu bekommen. Teilen Sie beispielsweise wertvolle Informationen zu neuen Modellen oder Preise mit Kollegen, vielleicht in einer kleinen internen ITAM Newsletter-Reihe.

Metriken und Berichte

  • Legen Sie spezifische Ziele und Probleme fest, die Sie mit Ihrem IT Asset Management Programm angehen möchten. Oftmals beginnen IT Asset Management Programme ohne dass Ziele definiert wurden oder sie sind zu breit angelegt und gehen nicht wirklich auf spezifische Bedürfnisse ein. Aber nur, wenn Sie in der Lage sind, den Erfolg zu messen, werden Sie auch die notwendige Unterstützung der Führungsebene bekommen.
  • Vergessen Sie nicht, den Erfolg von besonders wichtigen Initiativen zu messen. Oftmals sind wir sehr gut darin, den Alltag zu messen, dabei vergessen wir jedoch manchmal spezielle ITAM Projekte, weil unser Eifer zu groß ist, möglichst schnelle Ergebnisse zu erzielen.
  • Unterschätzen Sie nicht den Wert von Ausnahmeberichten. Denn sie sind unglaublich nützlich, um Ausreißer und Schwierigkeiten zu veranschaulichen, die gerade erst zu einem Problem werden. Schon oft habe ich den Satz „we don't know what we don't know what we don't know“ gehört, der bei der Beschreibung eines IT Asset Management Programms verwendet wird. Wenn Sie den Ratschlägen erfahrener IT Asset Management Profis folgen, wird sich die Anzahl der Unbekannten in Ihrem IT Asset Management Programm reduzieren. Ihre Führungskräfte sollten sich darüber bewusst sein, dass sie selbst einen entscheidenden Beitrag dazu leisten müssen, dass Hardware- und Software-Ressourcen eines Unternehmens sicher sind.

Ich hoffe, dank dieser nützlichen Tipps für das IT Asset Management können Sie nachts besser schlafen und liegen nicht wach im Bett, um Softwareanwendungen zu zählen.

Wie Sie Softwarelizenzen einsparen, ihre Produktivität erhöhen, geschäftskritische Entscheidungen beeinflussen und Softwareaudits überstehen können, erfahren Sie in unserem Ivanti ITAM Whitepaper.